Proyecto Seniat CUC II-III: PROYECTO DEL SENIAT

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS

P.N.F. EN ADMINISTRACIÓN

MANUAL DESCRIPTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE VERIFICACIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSCRIPCIÓN DEL SENIAT UBICADO GRAN AVENIDA NORTE, TORRE SENIAT PISO 22, DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y REMISIÓN, PLAZA VENEZUELA, PARROQUIA EL RECREO, CARACAS, MUNICIPIO LIBERTADOR

Tutores: Autoras:

Orquídea Flores Angimar Ramos C.I: 20.227.081

Rosa Pineda Diana Moncada C.I: 19.582.998

Helemnis Salazar C.I: 20.346.028

Yessica Velásquez C.I: 12.382.458

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El manual de Normas y Procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de normas y procedimientos, los cuáles son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función organizacional.

Es decir, es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.

Además, es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

Como un instructivo de las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos. Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Es muy importante acotar que, el Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la institución, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

De este último punto se deriva que toda área susceptible de ser administrada, debe contar con un manual de normas y procedimientos para orientar al empleado en las directrices y objetivos del departamento, gerencia entre otros, de la Empresa o Institución. En este orden de ideas, la Gerencia de Recaudación, División de Registro y Cuentas Corrientes, Unidad de Trascripción y Control de Declaraciones y Pagos, Sala de Verificación del Seniat, la cuál cumple funciones de: Verificar diariamente las Planillas de Declaraciones y Pagos ya transcritas, para ser remitidas al área de archivo y remisión sin errores ni omisiones; Revisar diariamente los documentos que han sido solicitados por la gerencia de recaudación para su certificación y retención con calidad y eficiencia; entre otros; es un área que cumple con todas las especificaciones técnicas y teóricas para contar con un Manual de Normas y Procedimientos, pero no cuenta, a pesar del volumen de actividades laborales que debe ejecutar, con un Manual de Normas y Procedimientos que clasifique, ordene y estandarice todos estas funciones bajo parámetros específicos.

Es por este motivo que en el Departamento se observa que dichas funciones no se están desarrollando con el debido rigor e inmediatez con que se requiere, generando retrasos en la operatividad de las funciones de cada persona dentro del área y en consecuencia a las demás unidades enlaces con esta.

Por lo anterior, las investigadoras plantean elaborar el Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos para el Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT, tomando en consideración las debilidades de cada cargo; y que el personal cumpla con las funciones que le corresponda y de esta manera brindarle a la Institución una buena atención con rapidez y eficiencia.

Objetivo General

Diseñar un Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos en el Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT para mejorar el Proceso Operativo.

Objetivos Específicos

- Detallar las funciones y limitaciones de cada función del Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT. Con el fin de la obtención de información importante para el Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos.

- Señalar las responsabilidades que tiene cada cargo en cuanto a equipos, de toma de decisiones, de procesamiento de información, entre otros. Y con ello se delimitan las funciones dentro del Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos.

- Ejecutar el Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos con los empleados que cumplen con una función específica en el Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT. Y así se verifica la efectividad del Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos.

Justificación

Justificación de la Investigación

El presente trabajo permite diseñar un Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos para el Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT, con la finalidad de dotarlos de un manual técnico y práctico que permita establecer y diferenciar las responsabilidades del personal del área en estudio. Y con ello mejorar todos los procesos internos, dependiendo de la cultura existente en el organismo público, así como de la estructura organizacional adoptada. Más aún depende de las características del contexto ambiental, de las características internas, de sus funciones y procesos y de un sinnúmero de variables importantes inherentes al Departamento.

Justificación del Proyecto

Esta investigación que se plantea tiene una importancia de primer orden, ya que dota al Departamento de Verificación de una herramienta técnica y moderada, de fácil manejo para las personas que laboran dentro del área con sus funciones de manera eficiente, logrando así los objetivos del mismo. Y coadyuva en beneficio de la Institución, al ser una herramienta que permite depurar todas las falencias que presenta la misma. Además de ser un requisito para obtener el Título de Técnico Superior Universitario en Administración del Plan Nacional de Formación Académica.

Limitaciones de la Investigación.

Limitación de los investigadores

Esta Investigación se desarrolla en un área la cual tiene unos procedimientos establecidos y parámetros establecidos por el SENIAT, y por lo tanto hay que cumplir con ciertas normas de seguridad inherentes a la Institución para cumplir a cabalidad con el objetivo trazado en este trabajo de investigación; además de no contar con un área física definida para el desarrollo del mismo.

Limitación de la Investigación

Al efectuar el Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos, se desenvuelve dentro de un Universo que contiene la creación de un manual que facilite la distribución de cargos y actividades para una mejor organización de la institución; para ello se tiene que definir y delimitar el universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él, que en este caso son cuatro (4) cargos y veinte (20) personas laborando en total en funciones del Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT. El Universo de Estudio, se lleva a cabo mediante las actividades actuales para la definición de funciones de cada cargo. La temática de estudio se obtiene con la realización del manual de cargos el cual es el proyecto de la investigación.

Delimitación del problema.

El objetivo de esta investigación es Diseñar un Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos para el Departamento de Verificación de la Unidad de Transcripción del SENIAT, que deriva del análisis del proceso actual, con miras al mejoramiento interno de la Institución. Esta investigación se realiza durante el segundo trimestre del año 2011 en la sede del Departamento de Verificación; y su importancia radica en que con el Manual Descriptivo de Normas y Procedimientos dotar al área de una herramienta que permita delimitar y especificar las actividades y competencias de cada una de las personas que laboran en el mismo, sino a su vez permitir con la misma poder poseer una guía para futuras selecciones de personal a cargos en dicho Departamento.

FOTOS DEL DEPARTAMENTO DE VERIFICACION